Razões para sua Empresa considerar o uso do GED
1- Ter a capacidade de compartilhar documentos rapidamente e facilmente no ambiente de trabalho traz um valor inestimável para qualquer empresa. Visualização de dados, edição e compartilhamento digital pode acelerar muito o fluxo de trabalho, e isso permite aos funcionários compartilhar, enviar e receber dados em uma fração de tempo menor do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em papel. GED acelera muito o processo de compartilhamento e colaboração, o que nos leva para o próximo benefício
2- Com a manipulação de documentos e compartilhamento levando uma fração do tempo com a ajuda do GED, é inevitável o aumento da produtividade e eficiência também. O tempo gasto na procura de documentos em arquivos físicos ou bibliotecas é eliminado, e isso libera mais tempo para que os funcionários trabalhem em outras atividades, melhorar a eficiência como um todo. Com o software de GED, todos os documentos da empresa e os dados são armazenados digitalmente em um único lugar, tornando-o facilmente acessível de qualquer computador com acesso à Internet
3- Um bom software de GED, tais como os utilizados pela Imagecom, apresenta várias camadas de segurança para manter os dados pessoais de sua empresa protegidos. Com uma equipe em tempo integral de técnicos de TI e múltiplos recursos de segurança, o GED online é uma das opções mais seguras disponíveis para qualquer empresa. Na maioria dos casos, é ainda mais seguro que o armazenamento de documentos e de dados localmente. Além disso, seus dados estão protegidos contra falhas do servidor ou faltas de energia, porque existem medidas de backup para proteger contra esses tipos de falhas.
4- Não há comparação entre o modo “antigo” de armazenamento de documentos em gabinetes de arquivo (ou toda a sua mesa!) e a “nova” forma de armazená-los digitalmente.A capacidade de armazenamento de documentos digitais centralizado é de longe a melhor opção. Utilizando a função de pesquisa do Software, você pode acessar qualquer arquivo — novo ou antigo — em segundos, em vez de ter de pesquisa através de provavelmente milhares de pastas para localizar o arquivo. Quando o arquivo for encontrado, é fácil compartilhar com outros membros da equipe ou enviar por e-mail para um cliente, por exemplo. Enfim, todo o processo é simplificado
5- O custo do papel pode aumentar rapidamente em um escritório ou órgão público, portanto reduzindo este custo através da mudança para arquivos digitais pode representar uma economia substancial em seu negócio. De acordo com o RegisteredRep.com, as empresas com faturamento anual entre R$ 700mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60mil por ano através da utilização do GED. Pense sobre o dinheiro economizado pela era digital: papel, custos de tinta / toner, os custos de armazenamento (por exemplo, armários de arquivo), remoção de resíduos de papel, manutenção da impressora — para não mencionar o tempo gasto na apresentação do empregado e ordenação de mais papel e produtos relacionados. Como você pode ver, reduzindo a quantidade de papel utilizado, poderá criar um efeito cascata sobre a lucratividade da empresa. Colocando a economia gerada de lado, uma empresa sem papel é também uma empresa amiga do ambiente
6- Através de uma solução GED é possível ter uma biblioteca de informações com você, o tempo todo! Tradicionalmente, seria quase impossível transportar cerca de centenas ou mesmo milhares de arquivos ao mesmo tempo em viagens de negócios ou fora do escritório. Desde que você possa acessar o banco de dados inteiro de sua empresa de forma segura através da Internet, já não seria necessário arrastar pilhas de papel. GED permite praticamente trabalhar em qualquer lugar e ainda ser capaz de compartilhar arquivos com colegas de trabalho e acesso a dados enquanto estiver fora do escritório
7- O custo-benefício de implantar o GED pode ser visto tanto direto quanto indiretamente. Já foi mencionado como se livrar dos papéis pode salvar um monte de dinheiro em papel e produtos relacionados, mas você também pode reduzir os custos de outras maneiras. Digamos que você tenha um negócio que necessita de um uso relativamente intensivo de papel — um escritório de advocacia, por exemplo. Se um funcionário gasta uma hora por dia trabalhando com documentos, buscando, armazenando, organizando ou simplesmente andando pra lá e pra cá na sala de registros, isso equivaleria cerca de 250 horas por ano (assumindo cinco dias de trabalho por ano). Se o funcionário custa R$ 20,00/hora, são R$ 5.000 por ano gasto somente com um funcionário em tarefas simples que poderia ser eliminado entrando na era digital
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